Os documentos fiscais são exigidos por lei e comprovam as operações de vendas de bens e prestações de serviços.

A Secretaria Especial da Fazenda, órgão vinculado ao Ministério da Economia, obriga que todas as instituições que efetuam operações tributáveis emitam esses documentos, mesmo que a operação seja isenta de tributação. 

A única exceção dessa obrigatoriedade é dirigida ao MEI, Microempreendedor Individual, quando realiza vendas para pessoas físicas.

Todo esse material precisa ser guardado e deve estar à disposição da fiscalização por um período mínimo de 5 anos, conforme o artigo 173 da Lei n.º 5.172, conhecida como Código Tributário Nacional.

Nesse post, apresentamos como organizar os documentos fiscais e evitar problemas como multas e autuações. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!

Quais são os documentos fiscais que precisam ser guardados?

Dependendo do regime tributário que sua empresa está enquadrada, determinadas informações fiscais são obrigatórias no caso de fiscalização.

O objetivo do governo com essa exigência é de diminuir a sonegação, que, segundo estudos da IBPT, Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, alcançou o valor de R$ 417 bilhões de reais em 2019.

Mesmo diante desse número, o Brasil é o país que possui o menor índice de sonegação empresarial da América Latina em função do cruzamento de informações eletrônicas e a integração desses dados junto à fiscalização.

Entre os diversos documentos existentes, esteja atento a organizar e arquivar os seguintes:

Documentos da empresa

A legislação exige que as empresas disponibilizem, quando necessário, os seguintes documentos, que precisam estar atualizados, ordenados e conforme as obrigações fiscais estabelecidas:

  • livro caixa,
  • livro registro de inventário,
  • livro registro de entradas,
  • livro registro dos serviços prestados,
  • livro registro de serviços tomados,
  • livro de registro de entrada e saída de selo de controle,
  • livro diário e diário auxiliares,
  • livro razão.

Notas fiscais

Todas as notas fiscais e seus correspondentes também precisam estar à disposição da fiscalização.

Dentre os principais documentos fiscais que precisam estar organizados e armazenados adequadamente, destacam-se:

  • nota fiscal eletrônica,
  • nota fiscal de serviços eletrônica,
  • nota fiscal ao consumidor eletrônica,
  • cupom fiscal eletrônico,
  • nota fiscal avulsa,
  • conhecimento de transporte eletrônico,
  • manifesto de documentos eletrônicos.

Como organizá-los?

Investir na sua organização possibilita tranquilidade e agilidade quando se faz necessário a busca por informações, portanto, deve ser priorizado pelas empresas que desejam evitar futuros problemas. Para isso:

Encarregue um colaborador para esse processo

Defina um profissional que seja o responsável pela organização e arquivamento de todos os documentos fiscais, de forma a garantir de maneira fácil e com agilidade o acesso às informações e a disponibilização dos dados solicitados.

Faça a categorização dos documentos

Categorizar por tipo de documento é fundamental para agilizar os processos de pesquisa, mas, além disso, é preciso definir uma subcategoria que facilite a localização, por exemplo, data ou cliente.

Conte com a ajuda de um sistema digital

Contar com a ajuda de um sistema digital é sem dúvida a melhor solução para organizar e arquivar os documentos fiscais.

Essa possibilidade permite que eles sejam localizados rapidamente e garante a qualidade dos registros em termos visuais e a segurança para que não sejam extraviados ou perdidos.

As consultas são facilitadas, de maneira rápida e confiável, e as informações estão à disposição do usuário.
Agora que você já sabe como organizar a documentação da sua empresa, continue em nosso blog e saiba quais são os benefícios de contratar uma contabilidade digital.